Skanowanie dokumentów w kilku prostych krokach

Autor: Joanna

Dokumenty w wersji elektronicznej są znacznie bezpieczniejsze i mniej podatne na jakiekolwiek uszkodzenie. Można w ten sposób również mieć kilka ich kopii zapasowych. Jest to niesamowicie przydatne w wielu firmach, a także do domowych zastosowań. Skanowanie dokumentów wymaga jednak podjęcia kilku kroków i posiadania odpowiedniego sprzętu. Jak to zrobić?

Mężczynza w biurze skanujący dużą ilość dokumentów

Z TEGO ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ:

  1. dlaczego warto skanować dokumenty
  2. jak zeskanować dokument
  3. jaki skaner wybrać

Dlaczego warto skanować dokumenty?

Mężczyzna w biurze korzystający z nowoczesnego skanera

W wielu biurach i domach można znaleźć skanery. Są to urządzenia, które umożliwiają zmianę dokumentów oraz zdjęć w formie papierowej na wersję elektroniczną. Cały proces jest dość prosty i każdy powinien sobie z nim bez najmniejszego problemu poradzić. Jednak do czego może przydać się skanowanie dokumentów?

Tutaj odpowiedzi jest wiele. Pierwszą kwestią jest to, że są one wtedy znacznie lepiej zabezpieczone, ponieważ przechowujemy je na komputerze lub smartfonie. Nie narażamy ich na żadne zabrudzenia, porwanie lub inne uszkodzenia mechaniczne. Dodatkowo zaletą takiego rozwiązania jest możliwość zrobienia kilku kopii zapasowych, np. na dysku w chmurze.

Kolejną zaletą skanowania dokumentów jest oczywiście łatwy do nich dostęp. Pliki w wersji elektronicznej można dowolnie wysyłać, kopiować i zapisywać na wielu urządzeniach. W ten sposób oszczędzamy znaczną ilość czasu. Ponadto pozwala to na korzystanie z poczty mailowej do przesyłania ważnych danych. Nie trzeba czekać na wysyłkę poczty i płacić za jej usługi. Działa to nawet w wypadku, kiedy musimy podpisać i odesłać dany dokument. Można go wydrukować, dodać potrzebny podpis, zeskanować i wysłać do docelowej osoby. Jest to niesamowicie proste, szybkie i bardzo wygodne. Zalet tego typu rozwiązania jest jeszcze więcej, co sprawia, że naprawdę warto wiedzieć, jak zeskanować dokument.

Jak zeskanować dokument?

Mężczyzna skanujący dokument za pomocą skanera w biurze

Obecnie skanowanie dokumentów nie musi odbywać się tylko za pośrednictwem przeznaczonych do tego urządzeń, czyli skanerów. W tym celu dobrze może sprawdzić się też smartfon z odpowiednim aparatem i zainstalowaną aplikacją. Zarówno na Androida, jak i iOS można znaleźć wiele programów, które umożliwiają taką funkcję. Bardzo dużo modeli telefonów ma ją fabrycznie wbudowaną. Jest to rozwiązanie, które nie sprawdzi się zbyt dobrze w biurach i firmach, lecz do domowych zastosowań może okazać się idealne. Cały proces polega na ustawieniu wybranego dokumentu do skanowania tak, by był dobrze widoczny i oświetlony. Następnie robimy zdjęcie, które nie może być rozmazane lub zbyt ciemne. Wiele aplikacji pozwala na dodatkowe korekcje, przez co dopasowanie dokumentu nie stanowi najmniejszego problemu. Po wszystkim zdjęcie jest konwertowane na format PDF, po czym jesteśmy w stanie wydrukować dany dokument.

Gdy korzystamy ze skanera, cały proces będzie prostszy i szybszy. Należy wybrać dokument, po czym umieścić go w specjalnym miejscu w skanerze. Ważne jest, by ustawić go właściwą stroną, ponieważ wiele urządzeń nie posiada funkcji dwustronnego skanowania. Po tym uruchamiamy sprzęt i wybieramy, gdzie plik z danym dokumentem ma być zapisany. W przypadku modeli, które działają w oparciu o sieć Wi-Fi, może to być dowolny podłączony smartfon lub inne urządzenie. Jeżeli jednak skaner podłączamy za pośrednictwem kabla, to dokument powinien natychmiast znaleźć się na danym komputerze. Cały proces trwa kilka sekund.

Trzeba przy tym pamiętać o kilku aspektach. W wielu skanerach papier musi być równo ułożony. Jeżeli zeskanujemy go krzywo lub nierówno, to sam plik również może nie wyglądać najlepiej. Ważne jest też zwrócenie uwagi na format papieru, jaki zamierzamy skanować. Nie wszystkie skanery posiadają funkcję, dzięki której mogą przyjąć większe kartki, np. w formacie A3. Jest to także niezwykle istotna kwestia przy wyborze odpowiedniego sprzętu.

Jak wybrać odpowiedni skaner?

Skaner to niezwykle przydatne urządzenie, które znajdzie swoje miejsce w wielu domach i biurach. Jeżeli potrzebujemy mniej zaawansowanego sprzętu, za niewielką cenę, idealnym rozwiązaniem może okazać się Epson Perfection V19. Można go dostać za około 260 złotych. Charakteryzuje się minimalistycznym, eleganckim designem, rozdzielczością optyczną 4800 x 4800 dpi i możliwością skanowania dokumentów w formacie maksymalnie A4. Do domowego użytku będzie to doskonały wybór. Warto również zwrócić uwagę na urządzenia, które łączą w sobie kilka funkcji oprócz skanera. Jednym z nich jest Epson EcoTank L3111. W tym wypadku za cenę 600 złotych otrzymujemy pełnoprawną drukarkę, skaner i kopiarkę. To niesamowicie wygodne i funkcjonalne urządzenie, które znajdzie zastosowanie zarówno w domowym zaciszu, jak i w mniejszych biurach.

Skanowanie dokumentów w biurach jest powszechne, więc z urządzenia korzysta się niesamowicie często, przez co lepiej zainwestować w bardziej zaawansowany sprzęt. Dobrze w takim przypadku wybrać na przykład na OKI MC563dn. Tutaj za cenę 2000 złotych otrzymujemy najwyższej jakości wielofunkcyjne narzędzie, które jest w stanie drukować, skanować i kopiować dokumenty na dużą skalę. To rozwiązanie przeznaczone stricte dla dużych i małych biur.

Na rynku można znaleźć także skanery do zdjęć. Dzięki nim można zmieniać fizyczne odbitki na elektroniczną wersję. Tego typu urządzenia są stosunkowo drogie, lecz zapewniają niesamowitą funkcjonalność i umożliwiają zabezpieczenie zdjęć przed mechanicznymi uszkodzeniami. Warto zwrócić uwagę między innymi na Epson Perfection V550 Photo i Epson Perfection V600 Photo.

40% osób oceniło ten artykuł jako przydatny
40% osób oceniło ten artykuł jako przydatny
Dodaj do Facebooka Kopiuj link

Twój osobisty doradca w każdej chwili do dyspozycji

połączenie interaktywne

Razem z doradcą będziesz widzieć ten sam ekran serwisu, produkty i informacje o nich.

Zgodnie z regulaminem i polityką prywatności

TAK DBAMY O TWOJE BEZPIECZEŃSTWO
Połączenie jest bezpieczne i szyfrowane.
Więcej informacji o bezpieczeństwie

 
Doradca nie będzie widział Twoich danych, haseł czy informacji o płatnościach.

 
Doradca nie będzie widział innych Twoich otwartych zakładek ani programów